Zeitmanagement: So gelingt es

Inhaltsverzeichnis

Du schaust auf die Uhr und drehst durch.

Fuck! Der Tag ist fast rum.

Stundenlang hast du auf TikTok rumgehangen und könntest heulen vor Frust … so viel hast du dir für heute vorgenommen, aber nicht einmal einen Bruchteil geschafft.

Oh my god bruh, oh heeell no! 🙀

Wie konnte das passieren!?

Du weißt nur eins: Es ist nicht das erste Mal, dass du dem Tag hinterherrennst, um Prüfungen, Job und Freunde irgendwie unter einen Hut zu bekommen.

Und, dass es wieder einmal nicht geklappt hat.

Hoffnungslos fragst du dich: Wird das morgen auch so sein?

Wirst du dich dem Tag ausgeliefert fühlen, statt selbst das Ruder in die Hand zu nehmen?

Nein.

Schluss damit.

Du willst etwas ändern, deshalb liest du ja auch diesen Artikel.

Also gut, los geht’s – und zwar mit einem Zeitmanagement, das wirklich funktioniert.

Selbstmanagement: Die Basis für Zeitmanagement

Sich selbst managen, das klingt irgendwie komisch, oder?

Als würdest du in einem Seminar für versnobte Jungmanager sitzen.

Quelle: X / BWL – JUSTUS: https://x.com/Justus_TUM_BWL/status/740074096294252544

Mit dem Lifestyle von BWL-Justus hat Selbstmanagement aber wenig zu tun.

Beim Selbstmanagement geht es darum, dass du dich selbst kennenlernst, damit du weißt, was dir wichtig ist und entsprechend danach handelst – und das Ergebnis daraus nennt sich dann Zeitmanagement.

Wichtig: Selbstmanagement geht immer vor Zeitmanagement.

Diese Fragen helfen dir für dein Selbstmanagement:

Was ist mir besonders wichtig?
Was sind meine persönlichen Ziele?
Was will ich nicht (mehr) machen?

Antworten darauf schaffen Klarheit und helfen dir dabei, Prioritäten zu setzen.

Momentan scheint alles hohe Prio zu haben: Du musst für die Klausuren lernen, die Bewerbung für ein Praktikum schreiben und dann ist da ja auch noch der nächste Familiengeburtstag, für den du immer noch kein Geschenk organisiert hast!

Sofort kommt das Gefühl auf, dass dir alles über den Kopf wächst.

Das stresst natürlich mega.

Genau davon willst du wegkommen.

Ziel ist es, dass du der Chef deines Lebens wirst – im Studium, beruflich und privat.

Dafür gibt es Zeitmanagement-Methoden, denn Überraschung: Dieses Problem hatten schon viele schlaue Leute vor dir und sie sind mit den folgenden Methoden supererfolgreich und zufrieden geworden.

Diese Zeitmanagement-Methoden funktionieren

Zeitmanagement-Methoden gibt es viele, aber von uns bekommst du welche, die wir über Jahre erprobt haben und daher weiterempfehlen!

Eat the Frog

Erinnerst du dich noch daran, wie du in deiner Schulzeit unangenehme Hausaufgaben aufgeschoben hast? Tja, kurzfristig fühlt sich das ganz gut an – aber der Berg an unliebsamen To-dos türmt sich mit der Zeit, bis du gar nicht mehr anders kannst, als sie missmutig und in stundenlanger Qual abzuarbeiten.

Im Erwachsenenleben machen viele Leute mit dieser schlechten Angewohnheit weiter. Ob Steuererklärung, Ummeldung nach einem Umzug oder der Termin beim Arzt: Unbequemes wird zum Problem von deinem Future-me!

Das bedeutet dann aber doppelt so viel Arbeit in der Zukunft, und das schlechte Gewissen gibt’s schon heute umsonst dazu.

Eat the Frog (oder auch Eat that frog) setzt genau hier an: Die seltsame Bezeichnung geht auf eine US-amerikanische Redewendung zurück: »Einen Frosch essen« bedeutet, mit der unangenehmsten Aufgabe des Tages zuerst anzufangen.

Warum?

Weil du frühmorgens die meiste Energie und Widerstandskraft hast. Ausgeruht und fit fällt es dir viel leichter, schwierige Aufgaben anzupacken.

Bei Eat the Frog beginnst du also mit der schwierigsten/unangenehmsten Aufgabe und arbeitest dich Stück für Stück zu den leichteren vor. Das Ergebnis: Am Nachmittag hast du nur noch angenehme To-dos vor dir!

Tipp: Eat the Frog gehört zu den Selbstmanagement-Techniken für Fortgeschrittene. Du brauchst eine Portion Selbstdisziplin dafür, genau die fehlt oftmals. Versuche es mal so: Stelle dir vor, wie du dich fühlst, wenn du die schwierigste Aufgabe des Tages erledigt hast. Spüre in dieses tolle Gefühl hinein, stelle es dir intensiv vor. Und dann fängst du mit dieser Aufgabe an. Mit diesem Motivationsschub wird es dir viel leichter fallen, Eat the Frog umzusetzen!

Eisenhower-Prinzip

Dwight D. Eisenhower war Militärgouverneur der amerikanischen Besatzungszone in Deutschland, NATO-Oberbefehlshaber, der 34. Präsident der USA und … extrem gut organisiert. Das musste er auch sein, um seinen anspruchsvollen Aufgaben gerecht zu werden.

Seine unter dem Namen Eisenhower-Prinzip weltberühmt gewordene Zeitmanagement-Methode beruht auf einer schnellen Einsortierung täglicher Aufgaben.

Hierfür gibt es die sogenannte Eisenhower-Matrix mit vier Quadranten:

Copyright Grafik: Staytoo

Hier nochmal für die Übersichtlichkeit die Auflistung der Eisenhower-Matrix:

Prio 1 (sehr hoch): Wichtig und dringend
Prio 2 (hoch): Wichtig, aber nicht dringend
Prio 3 (niedrig): Dringend, aber nicht wichtig
Prio 4 (irrelevant): Nicht dringend und nicht wichtig

Wichtige und dringende Aufgaben sind die, die sofort erledigt werden müssen.

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben müssen warten, bis die Aufgaben mit Prio 1 erledigt werden.

Dringend, aber nicht wichtig: Hierunter fällt alles, was scheinbar dringend, aber überhaupt nicht wichtig ist. Diese Aufgaben kannst du direkt von deiner Liste streichen.

Nicht dringend und nicht wichtig: Kann weg! 🙂

Die Eisenhower-Matrix hilft dir dabei, das wirklich Relevante in deiner To-do-Liste zu erkennen, sie zu sortieren und von unnötigem Ballast zu befreien. Sie ist vor allem für die Arbeit effektiv, also z. B. als Werkstudent, wenn du die richtigen Prios für deinen Arbeitstag setzen musst. Aber auch im Studium ist sie hilfreich, überall dort, wo du Projekte in einzelne Teilschritte zerlegen und nach Wichtigkeit sowie Dringlichkeit gehen musst.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands zu erreichen sind, sprich:

Mit 20 % Lernaufwand erreichst du 80 % deines Lernfortschritts
Mit 20 % Training im Gym sicherst du 80 % deiner Fitness
Mit 20 % deiner Beziehungen sicherst du dir 80 % deines sozialen Glücks

Das Pareto-Prinzip funktioniert aber nur, wenn du fokussiert und effektiv durchziehst, dich also bei den 20 % Leistung nicht ablenken lässt, von Mails, Anrufen oder dem Surfen im Internet etwa.

Pareto hat auch eine Schattenseite: Um die restlichen 20 % für ein 100 %iges Ergebnis zu erzielen, müsstest du 80 % Aufwand leisten.

Ein riesiges Missverhältnis!

Wie kommt es dazu? Die Antwort können dir Perfektionisten geben, die sich in Kleinigkeiten und Details verzetteln, weil sie das »perfekte Ergebnis« haben wollen. So etwas gibt es aber nicht, außerdem sind der Zeit- und Energieaufwand auf dem Weg dorthin extrem hoch und damit verschwenderisch.

Das Pareto-Prinzip ist eine faszinierende Erinnerung an einen weiteren wichtigen Spruch, den wir den Amerikanern zu verdanken haben: »Done is better than perfect.«

Dieses Credo, das sich im Pareto-Prinzip ausdrückt, entspannt ungemein und ist ein gutes Gegenmittel zu Perfektionismus.

Heißt das nun, dass du nie 100% geben solltest? Nein, Pareto hilft dir aber dabei, große Fortschritte bei einem Projekt zu machen, ohne dass du dich dabei mit überhöhten Ansprüchen dauerhaft überforderst.

Pomodoro-Technik

Die traditionelle Technik arbeitet mit einem Kurzzeitwecker, inzwischen gibt es aber auch kostenlose Apps wie Pomofocus oder focus booster.

So funktioniert Pomodoro:

Aufgabe vornehmen
Pomodoro-Wecker stellen
25 Minuten fokussiert arbeiten
5 Minuten Pause machen
Den ganzen Ablauf wiederholen (bis zu 4x)
Aufgabe abschließen oder längere Pause nehmen

Mit Pomodoro arbeitest du konzentriert in Intervallen, ohne Pausenzeiten zu vernachlässigen. Das ist optimal fürs Studium und für Projekte aller Art!

Welche Zeitmanagement-Methode ist die richtige für dich?

Bestimmt stellst du dir diese Frage, aber sie führt in die Irre. Es geht nicht darum, die perfekte Zeitmanagement-Methode zu finden. Die gibts nämlich nicht. 😊

Viel schlauer und realistischer ist der Ansatz, die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden geschickt miteinander zu kombinieren.

Aber Schluss mit der Theorie, wir zeigen dir, wie das anhand eines konkreten Tages laufen kann.

So sieht dein erfolgreicher Tag aus

Der folgende Beispieltag soll dir als Orientierung helfen. Er ist unsere ganz persönliche Empfehlung, wie du den idealen Tag meisterst. Und der beginnt schon am Abend zuvor!

Tag 1

18:00 Uhr: Für einen strukturierten Tag brauchst du einen freien Kopf. Deshalb schreibst du am Vortag alle Aufgaben runter, die dir einfallen. Du nutzt dafür ein einfaches und übersichtliches Selbstmanagement-Tool wie Notion oder Todoist.

Tag 2

Bevor es weitergeht: Nicht jeder Studi ist ein Frühaufsteher. Wenn du eher eine Nachteule bist, die erst später am Tag in die Gänge kommt, und du dir die Zeit frei einteilen kannst, dann passe den folgenden Beispieltag einfach deinem Rhythmus entsprechend an.

07:00 Uhr: Nach dem Aufstehen nimmst du ein gesundes Frühstück zu dir (Brainfood-Tipps gibts hier).

07:20 Uhr: Du setzt dich an deinen Laptop und sortierst deine Aufgabenliste für den aktuellen Tag nach dem Eisenhower-Prinzip. Was ist dringend und wichtig, was ist nicht wichtig, aber dringend usw.

07:30 Uhr: Zeit für die unangenehmste Aufgabe des Tages (Eat the Frog). In deinem Fall ist es die Aufgabe, endlich mit dieser lästigen Hausarbeit anzufangen, die du schon seit Wochen vor dir herschiebst. Pack den Stier – ähm – den Frosch bei den Schenkeln! Dabei nutzt du die Pomodoro-Technik, um mit genügend Pausen effektiv und zielgerichtet voranzukommen, ohne dich zu sehr zu verausgaben.

09:30 Uhr: Stolz blickst du auf deinen Bildschirm. Unfassbar, wie viel du in den paar Stunden geschafft hast! Da meldet sich das schlechte Gewissen bei dir, das dir einflüstert: Was du da geschrieben hast, ist noch nicht perfekt! Du lächelst und sagst dem inneren Kritiker: »Na und? Muss es auch nicht sein. Done is better than perfect.«

Du freust dich darüber, dass dir das Pareto-Prinzip eingefallen ist: in 20 % der Zeit 80 % des Ergebnisses erreichen. So geht effektives Arbeiten! Morgen wirst du wieder fokussiert an der Hausarbeit sitzen und sie verbessern. Aber jetzt ist erst einmal Zeit für einen Spaziergang, bevor es zum Seminar in die Hochschule geht.

11:30 Uhr: Du kommst aus dem Seminarraum und freust dich auf die bevorstehende Mittagspause. Du fühlst dich leicht und frei, weil du weißt, dass die schwierigste Aufgabe des Tages bereits hinter dir liegt. Das schlechte Gewissen, das dich sonst immer nachmittags und abends wegen der aufgeschobenen Hausarbeit gequält hat, kommt so gar nicht erst auf.

12:30 Uhr: Nach einem leckeren Essen in der Mensa stehen noch zwei Vorlesungen an. Zum Glück hast du etwas Leichtes gegessen, damit du dich weiterhin gut konzentrieren kannst. Weiter geht’s mit jeder Menge Energie!

17:00 Uhr: Nach einem langen und anstrengenden Tag kommst du in dein Apartment. Eine Stunde hast du dir noch geblockt, um Notizen des Tages abzuheften und dich deinen Mails, WhatsApps usw. zu widmen. Endlich schaffst du es, Nachrichten deiner Familie, deiner Freunde und deiner Kommilitonen zeitnah zu beantworten, statt wie sonst Tage dafür zu brauchen. Auch auf Post von der Krankenkasse, dem Studentenwerk usw. kannst du jetzt fristgerecht reagieren.

18:00 Uhr: Du schaust in dein Selbstmanagement-Tool: Was hast du heute erfolgreich erledigt und kannst es von der Liste streichen, was muss noch erledigt werden? Außerdem schreibst du alle weiteren Aufgaben auf, die dir einfallen und sortierst sie mit der Eisenhower-Matrix nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

18:15 Uhr: Freizeit! Durch dein gutes Selbstmanagement kannst du nun abschalten, mit dem guten Gefühl, den Tag erfolgreich bewältigt zu haben. Super!